MANAJEMEN
PROYEK
BIDANG
IT & PENDIDIKAN
BLC Telkom Klaten
Senin, 1 September 2014. Kami peserta PKL di BLC Telkom Klaten mendapat ilmu baru tentang Manajemen Proyek Bidang IT & Pendidikan oleh mbah Suro Dhemit.
Materinya membahas tentang 4 Prinsip Umum Manajemen Proyek (POAC). Apa itu POAC ? Mari kita telusuri selanjutnya :D
Prinsip Umum Manajemen Proyek
George
R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing,
Actuating dan Controlling).
•Planning (Perencanaan)
•Organizing (Pengorganisasian)
•Actuating (Penggerakan)
•Controling (Pengendalian)
A. Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai
tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam
rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor)
maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep
planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-
masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang
kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
B. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
• menjamin terpeliharanya
koordinasi dengan baik.
• membantu pimpinannya
dalam menggerakkan
fungsi-fungsi
manajemen.
• mempersatukan
pemikiran dari satuan organisasi yang
lebih kecil yang
berada di dalam kordinasinya.
Dalam fungsi
organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun
fungsional yang
secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui
mekanisme :
• koordinasi vertikal (menggambarkan
fungsi komando),
• koordinasi
horizontal (menggambarkan
interaksi satu
level); dan
• koordinasi
diagonal (menggambarkan
interaksi berbeda
level tapi di luar fungsi komando).
C.
Actuating (Penggerakan)
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan
orang yang
tergabung dalam organisasi agar
melakukan kegiatan yang
telah ditetapkan di dalam
planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk
menggerakkan;
mengarahkan;
dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya
untuk secara bersama-sama
memberikan kontribusi dalam menyukseskan
manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang
telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George
R. Terry, yaitu:
•Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya
di dalam
kelompok atau organisasi menjadi penting.
•Instruksi yang
dikeluarkan
seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan
adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat
oleh pegawainya.
•Perlu ada pedoman kerja yang
jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan
oleh
pegawainya.
•Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam
penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya
sebagai bagian dari organisasi.
•Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh
sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang
diikutinya.
•Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar
apayang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan
pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
•Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang
tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih
pembenaran atas keputusannya.
•Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain
menjadi naik emosinya.
•Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak
dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
•Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah
dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
D.
Controlling (Pengendalian)
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan
sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling
terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana
pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum
(General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor,
Materials Superintendant, Construction Engineer, dan
Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing
staf sudah melakukan tugasnya
dalam koridor “jaminan kualitas
(quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian
sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian,
kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain
itusecara internal Site Engineer juga melakukan
controlling terhadap
Quantity Engineer
dan Quality Engineer. Secara keseluruhan
internal controlling ini dapat mendorong kinerja
konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek
pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta
tentang
pelaksanaan
pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang
mempengaruhinya.
Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan
pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Berikut Dokumentasi Kegiatannya :
0 komentar:
Posting Komentar